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ビジネス文書：送付状
ビジネス文書の中で大切なものの一つに送付状があります。送付状とは間違いなく送付したということを確認するための書類です。送付状は、送付した後で、重要な書類を送付したということを証明したり、見落としたりしないように注意を促す意味もあります。送付状をつけないで単に宅急便やバイク便で送付してしまったがために、相手方が見逃してしまった、などということも実際に起こりえるのです。特に大切な履歴書や志願書などを送る場合、相手方に確実に見てもらうためにも、送る側が送付状を自己責任としてきっちり書くようにしましょう。
ビジネス文書の一つとしての送付状の書き方は以下の通りです。
①表題を「書類送付状」などと、はっきりと書く。
②日付けを書く。
年月日まできちんと書きましょう。
③宛先を正しく書く。
④内容を書く。
送付した書類の内容を、正確に書きます。箇条書きがわかりやすくて良いでしょう。
⑤あとがきを書く。
「以上送付いたしました。ご確認ください」など。
⑥差出人を書く
尚、ビジネス文書をファックスで送信する場合も同様の送付状を添付しましょう。ビジネス文書の一部に直接宛名と差出人だけを書く人もいますが、これはマナー違反です。社内であれば経費削減のためということで許されるかもしれませんが、社外の人にファックスをする場合は、必ず送付状を添付しましょう。
また履歴書などの重要書類を送付した場合には、相手方に見落としが無いか注意を促すためにも送付状を付けるようにしましょう。その際、正しい送付状を付ければ相手方の印象を良くすることにもつながります。採用の印象付けなどのためにも、送付状を大いに活用しましょう。
ビジネス文書：請求書について
ビジネス文書には大きく分けて社内用と社外用の2つがあります。社内用の主な文書としては、稟議書、企画書、報告書や出張報告書等、社外用の主な文書は見積書、注文書、契約書や請求書等があります。
自分の業務に併せて発生する書類を把握し、以後それぞれの書式に併せて書類を作成して行くようにすれば、業務を効率よく進めることができます。またそれらの文書の雛形は自分で作っても構いませんが、会社として既存のフォーマットがある場合にはそちらを優先して使いましょう。
特に社外用の書類の一つ、請求書には会社ごとに決まった形式があることがほとんどです。請求書はお金や取引に影響のあるものなので、ルールを守って作成することがとても大切です。
請求書に必要な項目は基本的には以下の6点です。
①見出し：「御請求書」など
②請求書番号：連番にして、整理しやすくしましょう。
③請求先と請求元
④日付
⑤請求内容の詳細（項目・数量・単位・単価・金額など）
⑥備考：振込先など
自分で請求書の書式を作成する場合は、Excelなどのソフトを利用すると便利です。また請求書のテンプレートを無料でダウンロードできるサイトもいくつかありますので、そういったサイトを利用するのも良いかもしれません。ただし、そうしたサイトを利用してすでにできあがった請求書のテンプレートを使用する場合は、実際に請求書を使う前に、本当に自社の請求書として不備がないかなど、確認することが大切です。請求書の場合、備考欄などにお金の振込先を書くことも多いのですが、その内容に記載漏れや不備はないかなどをきちんと確認しましょう。
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